مهمترین نکات نامه نگاری به زبان انگلیسی
شبکه مترجمین اشراق: نگارش نامه و مکاتبه های اداری در زبان انگلیسی با زبان فارسی کاملا متفاوت است. نامه نگاری به زبان انگلیسی با توجه به زبان و فرهنگ آنها تنظیم شده است.
شاید بتوان گفت نامه یکی از قدیمی ترین ابزارهایی است که افراد برای ارتباط از آن استفاده میکرده اند. اما از آنجایی که در عصر جدید به مدد پیشرفت تکنولوژی، ابزارهای ارتباطی مانند پیامک، ایمیل ، چت، شبکه های اجتماعی و … وارد این عرصه شده اند که مردم با استفاده از آنها در طول شبانه روز با دوستان و نزدیکان خود در ارتباط هستند. برای اینکار، کافیست پیام خود را به زبان ساده نوشته وبه دوستان خود ارسال کنند و منتظر پاسخ بمانند. بدون اینکه به قالب نامه نوشته شده دقت کنند.اما دانستن این نکته ضروریست که این دست از پیامها و نامه ها با آنچه که با عنوان نامه های اداری و رسمی نگارش میشود تفاوتهای فاحشی دارد.خصوصا اگر قرار باشد این نامه ها به زبان انگلیسی نوشته شوند.به همین دلیل حتی متبحرترین افراد در زبان انگلیسی نیز گاهی از نوشتن نامه های اداری و رسمی خودداری میکنند. چرا که صرفا دانستن گرامر و زبان و کلمات کاربردی در زبان انگلیسی برای نگارش این قبیل نامه ها کافی نیست و نویسنده یا مترجم نامه لزوما باید با اصول نگارش، واژگان و ساختارهای لازم در یک نامه رسمی اداری به زبان انگلیسی کاملا آشنا باشد. آنچه در نگارش نامه های اداری بیش از هرچیز دیگری خودنمایی می کند رعایت قالب استاندارد آن است، بگونه ای که بدون زیاده گویی بتوان در حداقل کلمات و جملات ، حداکثر مفهوم را رساند. برای اینکار، دایره لغات نویسنده باید به قدری خوب باشد که بتواند از لغات ملموس و قابل فهم در نامه استفاده کند. زیرا هر چه زبان نامه اداری سادهتر باشد، درک منظور توسط خواننده نیز به مراتب آسانتر خواهد بود.
اساسا فرم، قالب و الفاظ به کار رفته در یک نامه رسمی چیزی متفاوت با نامه های غیررسمی معمول است. نامه های غیر رسمی به سبک و سیاق شخصی نوشته می شوند و معمولا مخاطبان آن بستگان، دوستان و یا افرادی هستند که شما با آن های رابطه دوستانه و غیر حرفه ای دارید. در حالی که، در نامه های رسمی و اداری بایستی کلمات و اصطلاحات رسمی و مودبانه استفاده شوند که در نامه های غیر رسمی چنین اجباری وجود ندارد.
نامه های رسمی انواع و اهداف متفاوتی دارند. این نامه ممکن است یک نامه تشکر باشد یا یک استعفا نامه، بهرحال نامه یا ایمیل باید اجزای زیر را داشته باشد:
هر نامه حرفه ای با هر هدفی که نوشته شود باید در چند کلمه خیلی واضح و دقیق موضوع نامه را مشخص کند. در ایمیل این بخش همان سابجکت ایمیل است. برای مثال موضوع نامه می تواند پیام تبریک و یا تبلیغ محصولی باشد و یا مثلا به صورت Congratulations on Promotion، New Sale بیان شود.
عنوان که همیشه هم بصورت چپ چین و در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود شامل نام و آدرس شما و تاریخ نوشتن نامه می شود (اجباری). ممکن است که بخواهید تلفن، فکس و ایمیل خود را هم قبل از نوشتن تاریخ اضافه کنید (اختیاری). همیشه دقت کنید که اول نام، بعد آدرس، و در آخر هم تاریخ نامه نوشته شوند. این آدرس باید با آدرسی که بر روی پاکت نامه می نویسید کاملا مطابق باشد، به یاد داشته باشید که حتما نام خیابان و شماره آن را هم ذکر کنید. اگر نامه را برای شخصی است که در یک کشور دیگر زندگی می کند در اینصورت حتما نام کشور مقصد را در همین قسمت بنویسید. مثال:
Ms. Jane Doe
Washington St 543
Marquette, MI 49855
:Tel
:Fax
:Email
June 28, 2019
آدرس کامل گیرنده نامه را با یک خط فاصله از آدرس خودتان در سمت چپ نامه بنویسید. در قسمت آدرس گیرنده همیشه عنوان گیرنده را اگر می دانید بنویسید، اگر نه که فقط نام او را ذکر کنید. باید دقت داشت که اسم و لقب مخاطب بدرستی نوشته شود. برای مخاطب قرار دادن دیگران از عناوینی مانند آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجردMiss.، برای خانم ها با وضعیت تاهل نامشخص Ms.و آقایان بیش از دو نفر Messers. استفاده کنید. همچنین، عناوین خاصی مثل دکترDr.، پروفسورProf.، کاپیتانCapt. ، سرگردMaj. ، سرهنگ Col. ، ژنرالGen. ، لردLord. ، بانو Lady. و مانند اینها را برای مواقعی استفاده کنید که نام دریافت کننده نامه را نمی دانید.
در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام ذکر شود.برای اینکار میتوانید از کلماتی مانند Dear و Gentlemenاستفاده کنید. این بخش را بر عکس ایمیل، همیشه رسمی می نویسیم چه طرف مقابل صمیمی باشد یا نه.بصورت نام و عنوان گیرنده Dear+ (“Dear Dr. Mohammadi”) نکته هم اینجاست که همیشه این عبارت را در داخل ” کولن قرار دهید.
سپس باید بطور خیلی خلاصه احوالپرسی رسمی و مختصری بکنید تا مقدمه ای شود برای شروع متن اصلی. مانند:
I hope you are well.
این بخش هسته اصلی نامه شماست که مطلبی که قصد بیانش را داشته اید شامل میشود. در نامه های زبان انگلیسی همیشه فاصله خطوط را single space و خطوط را چپ چین کنید. توجه داشته باشید که نامه نباید بیشتر از یک صفحه باشد بنابراین باید خیلی خلاصه و مفید بنویسید. بین هر پاراگراف در این بخش، یک خط فاصله رها کنید. پاراگراف اول پیام نقش مهمی را خواهد داشت پس سعی کنید تا اولین پاراگراف را به بهترین شکل بنویسید تا تاثیر مثبت در خواننده داشته باشد. پاراگراف میانی نقشی تعیین کننده دارد و معمولا سوالاتی را که قرار است مطرح کنید، در برمی گیرد. اصطلاحا این پاراگراف را پاراگراف برنامه ریزی می گویند. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستند نامه تشکر نکرده اید حتما در پاراگراف آخر این کار را انجام دهید.
اگر نیاز بود میتوانید در نامه هماهنگ کنید تا برای اطلاعات و جزئیات بیشتر تماس بگیرید. یا اینکه فایل های لازم را ضمیمه کنید. بدنه نامه شامل قسمتهای زیر است:
اشاره یامرجع reference
اطلاعات information
هدف purpose
نتیجه گیری conclusion
وقتی بدنه نامه را نوشتید، در پایان می توانید چشم انتظاری خود را برای دریافت جواب نامه اعلام کنید و از عبارت I am forward to hearing from you استفاده کنید. به علاوه، در پایان نامه هم می توانید از عباراتی چون As early reply would be appreciated (از پاسخگویی سریع شما سپاسگزارم) برای ابراز امیدواری به دریافت جواب استفاده کنید و فرد را برای ارتباطات آینده تشویق کنید.
در پایان هر نامه برای ادای احترام و قدردانی کلمه ای نوشته می شود. برای نامه های حرفه ای باید از عبارات پایانی رسمی استفاده کنید. مثال:
Yours sincerely,
Very truly yours,
Yours truly,
Yours faithfully,
Faithfully yours,
Sincerely yours,
Cordially,
Very cordially,
Yours respectfully,
Best Regards,
در پایان یک نامه تایپ شده باید زیر نام تایپ شده تان، نام خودتان را با دستخط خودتان نیز بنویسید. در ایمیل تنها نام تایپ شده کافیست. مثال:
اگر نام مخاطب را بدانید:
Your sincerely,
Sincerely,
اگر نام مخاطب را ندانید:
Your faithfully,
Your Signature
(لقب +) Name
(می توانید جایگاه شغلی خود را نیز بنویسید)
Ali Mohammadi
123 Elm Ave
Treesville, ON M1N 2P3
November 7, 2016
Mr. M. Leaf
Chief of Syrup Production
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0
“Dear Mr. Leaf“
Let me begin by thanking you for your past contributions to our Little League baseball team. Your sponsorship aided in the purchase of ten full uniforms and several pieces of baseball equipment for last year’s season.
Next month, our company is planning an employee appreciation pancake breakfast honoring retired employees for their past years of service and present employees for their loyalty and dedication in spite of the current difficult economic conditions.
We would like to place an order with your company for 25 pounds of pancake mix and five gallons of maple syrup. We hope you will be able to provide these products in the bulk quantities we require.
As you are a committed corporate sponsor and long-time associate, we hope that you will be able to join us for breakfast on December 12, 2016.
sincerely,
امضا
• اگر در ابتدای جمله از عبارات احترام آمیز مثل Dear Sir یا Dear Madam استفاده کردید، عباراتی مثل عبارت Yours Faithfully در پایان خواهد آمد.
• اگر نامه با عباراتی مثل Dear Ms. / Dear Mrs. / Dear Mr. شروع شود، باید در پایان جمله عباراتی مثل Yours Sincerely استفاده شود.
• همیشه از عباراتی مثل Yours Faithfully برای مخاطبانی که اسم ان ها را نمی دانید و نیز برای نامه نوشتن به ارگان هایی مثل مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … استفاده کنید.
اگر به خدمات ترجمه نیاز دارید، میتوانید از مجموعههای تخصصی ترجمه برای برگردان انواع متون بهرهمند شوید. این خدمات شامل ترجمه اسناد و مدارک، مقالات علمی، کتابها، متون تخصصی، متون عمومی، محتوای وبسایتها و سایر متون است که با دقت و رعایت اصول حرفهای ترجمه انجام میشود.
با همکاری مترجمان مجرب و متخصص در حوزههای مختلف، تمامی سفارشها با کیفیت بالا و در کوتاهترین زمان ممکن انجام میگیرد تا مخاطبان بتوانند متون مورد نیاز خود را برای اهداف علمی، آموزشی، پژوهشی، تجاری یا شخصی با اطمینان استفاده کنند.
همچنین خدمات ترجمه برای تمامی زبانهای مورد نیاز ارائه میشود تا امکان ترجمه متون در حوزهها و زبانهای مختلف بدون محدودیت فراهم باشد.
جهت ثبت سفارش ترجمه از لینک زیر اقدام به ثبت سفارش فرمایید.
