برخی سفارتها برای مدارک ترجمهشده الگو یا قالب خاصی تعیین کردهاند تا اطلاعات به شکل استاندارد ارائه شود.
اگر ترجمه از این الگو پیروی نکند، ممکن است از نظر سفارت نامشخص یا ناقص تلقی شود.
رعایت واژگان و فرمت مورد تأیید سفارت باعث افزایش شانس پذیرش مدارک میشود.
ترجمه غلط معدل، عنوان شغلی، تاریخها یا اسامی.
ترجمه بدون مهر رسمی دارالترجمه یا بدون تأیید دادگستری/وزارت خارجه (در کشورهایی که لازم است).
ترجمه ناقص (مثلاً فقط صفحه اول سند).
مثال واقعی: یکی از متقاضیان ویزای آلمان، در ترجمه گواهی اشتغال به کار، تاریخ شروع اشتغالش را اشتباه وارد کرده بودند (بهجای 2018 نوشته شده بود 2023) و افسر تصور کرد شغلش جعلی است → ویزا رد شد.
جا افتادن یکی از مدارک الزامی مثل گواهی اشتغال، بیمه، فیش حقوقی، سند ملکی، یا دعوتنامه.
فراموش کردن ترجمه یکی از صفحات یا مهرهای رسمی.
نداشتن مدارک پشتوانه (مثلاً گردش حساب بدون گواهی اشتغال قابلقبول نیست).
همیشه چکلیست رسمی سفارت را خطبهخط مرور کن؛ کوچکترین نقص باعث ریجکت میشود.
مانده حساب کافی نیست یا گردش مالی غیرمنطقی است.
فیش حقوقی یا پرینت حساب جعلی یا با تاریخ منقضی ارسال شده.
نبود سند معتبر از منبع مالی (مثلاً کمکهزینه والدین بدون گواهی رابطه خانوادگی).
حتی اگر مبلغ زیاد باشد ولی منبع آن نامشخص باشد، افسر آن را رد میکند.
ارسال فقط ترجمه و نه اصل مدرک.
مغایرت بین تاریخ فارغالتحصیلی در مدرک و رزومه.
عدم ارسال ریزنمرات یا تأییدیه تحصیلی.
در ویزای تحصیلی، ناهماهنگی کوچک بین مدرک و SOP (نامه هدف تحصیل) میتواند نشانهی عدم صداقت تلقی شود.
گواهی اشتغال به کار بدون سربرگ رسمی یا بدون مهر شرکت.
اطلاعات ناقص (بدون تاریخ شروع، سمت، یا میزان حقوق).
تضاد بین شغل ادعایی و سابقه بیمه.
افسر معمولاً از طریق تطبیق اطلاعات رزومه، بیمه و گردش حساب به واقعی بودن شغل پی میبرد.
تفاوت نام در پاسپورت، ترجمه شناسنامه یا فرم درخواست.
اشتباه در تاریخ تولد یا شماره پاسپورت.
در فرمهای آنلاین (مانند DS-160 یا فرم شینگن) اشتباه در پرکردن یک فیلد ساده میتواند مشکلساز شود.
این موارد معمولاً باعث “Administrative Refusal” یا نیاز به توضیح مجدد میشود.
بررسی چکلیست سفارت (Embassy Checklist) خطبهخط یکی از مهمترین کارهایی است که باید قبل از تحویل مدارک انجام دهید.
چکلیست در واقع راهنمای رسمی سفارت است که تمام مدارک و الزامات مورد نیاز برای نوع ویزا را فهرست میکند. هر اشتباه یا نقص در اجرای آن، تقریباً همیشه منجر به ریجکتی (رد ویزا) میشود.
فقط از سایت رسمی سفارت یا کنسولگری کشور مقصد استفاده کنید (نه وبسایتهای واسطه یا مؤسسات مهاجرتی).
برای بعضی کشورها (مثل آلمان، فرانسه، کانادا) چکلیست رسمی را باید دانلود و امضا کنید و همراه مدارک تحویل دهید.
همیشه آخرین نسخه را بگیرید؛ ممکن است فرمها یا مدارک نسبت به سال قبل تغییر کرده باشند.
مثال: سفارت آلمان هر چند ماه یک بار فرمها و چکلیستها را بهروزرسانی میکند.
چکلیست معمولاً به ترتیب مشخصی تنظیم شده:
فرم درخواست (Application Form)
عکس پاسپورتی مطابق استاندارد
پاسپورت و کپی صفحات
ترجمه رسمی مدارک هویتی (شناسنامه، کارت ملی و...)
مدارک شغلی یا تحصیلی
مدارک مالی
دعوتنامه یا پذیرش دانشگاه
بیمه مسافرتی و بلیط رفتوبرگشت
همه مدارک را دقیقاً به همین ترتیب در پوشه بگذار؛ افسر ویزا باید بتواند سریع آنها را مرور کند.
نام، تاریخ تولد، آدرس، شغل، و شماره پاسپورت باید در تمام مدارک و فرمها یکی باشد.
اگر جایی تفاوت وجود دارد (مثلاً نام خانوادگی در پاسپورت و شناسنامه متفاوت نوشته شده)، باید نامه توضیح (Letter of Explanation) بنویسید.
پاسپورت: حداقل 6 ماه اعتبار داشته باشد.
گواهی بانکی: معمولاً نباید بیش از 4 هفته قبل از تاریخ درخواست صادر شده باشد.
بیمه مسافرتی: باید تمام مدت اقامت را پوشش دهد.
گواهی اشتغال یا دانشجویی: باید تاریخ بهروز و مهر معتبر داشته باشد.
سفارتها معمولاً فقط ترجمههایی را قبول میکنند که:
دارای مهر برجسته (یا جوهری) مترجم رسمی باشند؛
هیچ خطخوردگی، تغییر دستی یا مهر ناخوانا نداشته باشند؛
در صورت نیاز، مهر وزارت دادگستری و وزارت امور خارجه هم داشته باشند (برای تأیید رسمیتر)
تأیید قوه قضاییه و وزارت امور خارجه مرحلهای مهم در فرآیند رسمیسازی ترجمه مدارک است، بهویژه وقتی قرار است مدارک برای ارائه به سفارتها یا دانشگاههای خارج از کشور استفاده شوند.
همیشه قبل از تأیید ترجمه، آن را با اصل فارسی تطبیق دهید.
اعداد، تاریخها، نامها و عناوین را چک کنید.
از دارالترجمه بخواهید یک نسخه پیشنویس (draft) بدهد تا خودتان بازبینی کنید.
اگر نام در پاسپورت با شناسنامه فرق دارد (مثلاً “Mohammadreza” / “Mohammad Reza”)، به مترجم توضیح بدهید تا همه مدارک را یکدست کند.
مهر واضح و خوانا باشد (بعضی ترجمهها با مهر کمرنگ ریجکت میشوند).
نسخه اسکن یا کپی رنگی از همه ترجمهها را نگه دارید.
اشتباه در عدد یا تاریخ (مثلاً 1399 → 1999).
اشتباه در اسم دانشگاه، عنوان شغلی یا رشته تحصیلی.
ترجمه ناقص یا حذف بخشی از سند.
ترجمه بدون سربرگ رسمی یا بدون مهر مترجم.
ترجمه توسط مؤسسه غیررسمی.
افسر ویزا در صورت مشاهده هر عدمتطابق، ممکن است فرض کند مدارک جعلیاند.
هر سفارت الزامات خاص خود را دارد
مثلاً سفارت آلمان تأکید دارد که ترجمه باید تحت نظارت مترجم رسمی قوه قضاییه ایران باشد و مهر دادگستری و امور خارجه بخورد.
در حالیکه سفارت کانادا گاهی ترجمههای غیررسمی اما تأییدشده توسط مترجم NAATI یا ATIO را هم میپذیرد.
برخی سفارتها واژهها و قالبهای خاص خود را ترجیح میدهند
مثلاً ترجمهی «کارنامه» یا «ریز نمرات» برای آلمان و اتریش معمولاً باید به شکل Transcript of Records باشد، نه Score Sheet.
اگر قالب نادرست باشد، ممکن است افسر پرونده ترجمه را مبهم یا غیررسمی بداند.
تعیین نیاز به تأییدات
بعضی سفارتها مهر دادگستری و وزارت امور خارجه را الزامی میدانند،
ولی بعضی دیگر (مثلاً سفارت هلند یا نروژ) ترجمه بدون این مهرها را نیز میپذیرند.
بعضی مدارک باید همراه ترجمهی خاصی ارائه شوند
برای مثال، در سفارت فرانسه، ترجمهی مدارک تحصیلی باید همراه با اصل مدرک و فتوکپی رنگی ارائه شود.
اگر فقط ترجمه را ببرید، ممکن است پرونده تان ناقص اعلام شود.
به وبسایت رسمی سفارت کشور مقصد مراجعه کنید.
معمولاً بخشی با عنوانهای زیر دارد:
Visa requirements / Document translation / Authentication / Legalization
یا در فارسی: «شرایط ترجمه و تأیید مدارک»
از منابع معتبر مهاجرتی یا تحصیلی استفاده کنید (نه فرمها یا کانالها).
اطلاعات در شبکههای اجتماعی گاهی قدیمی یا نادرست است.
در صورت ابهام، میتوانید ایمیل مستقیم به سفارت بفرستید.
معمولاً در عرض چند روز پاسخ رسمی دریافت میکنید.
قبل از ترجمه مدارک:
به وبسایت سفارت مراجعه کنید.
بررسی کنید آیا قالب، اصطلاح، یا تأیید خاصی نیاز دارد.
سپس ترجمه را به دفتر رسمیای بسپارید که با الزامات همان سفارت آشناست.
سفارتها و افسران ویزا معمولاً به تطابق جزئیات بین مدارک اهمیت میدهند.
اگر ترجمههای قبلی شما (مثلاً ترجمه مدرک کارشناسی) مورد قبول واقع شده، بهترین کار این است که:
همان دفتر ترجمه،
با همان قالب و سبک نگارشی،
مدارک جدید (مثلاً کارشناسی ارشد یا سابقه شغلی) را هم ترجمه کند.
مترجمی که قبلاً مدارک شما را ترجمه کرده است.
نحوه نوشتن نامها، تاریخها و اصطلاحات خاص را میداند.
سبک خاصی را برای شما در پیش گرفته، و احتمال اشتباه در تطابق اطلاعات را به حداقل میرساند.
این باعث میشود کل پرونده شما از نظر ظاهری و محتوایی یکدست، حرفهای و قابل اعتماد به نظر برسد.
سفارتها ثبات را نشانهی اعتبار میدانند
وقتی ترجمههای قبلی شما پذیرفته شده و در پرونده موجود است، ترجمههای جدید با همان سبک باعث میشود مأمور سفارت احساس اطمینان بیشتری نسبت به صحت مدارک شما پیدا کند.
ترجمه با سبک متفاوت یا اصطلاحات دیگر ممکن است شک ایجاد کند.
بررسی دقت اسامی، تاریخها و شمارهها
حتی یک حرف اشتباه در نام (مثلاً Mohammad بهجای Muhammad) میتواند باعث عدم تطابق با پاسپورت شود.
تاریخها هم گاهی در تبدیل شمسی به میلادی اشتباه میشوند.
کنترل تطابق با اصل مدرک
ممکن است بخشی از اطلاعات مدرک (مثل محل صدور یا عنوان شغل) جا افتاده باشد.
وقتی مهر رسمی زده شد، اصلاح آن نیاز به مراحل اداری طولانی دارد.
بررسی صحت ترجمه اصطلاحات کلیدی
گاهی یک واژه میتواند چند معنی داشته باشد (مثلاً Certificate، Diploma یا Degree).
شما میتوانید از مترجم بخواهید نسخهای را انتخاب کند که در پرونده سفارت شما استاندارد است.
پرهیز از هزینه مجدد تأییدات
اگر بعد از مهر متوجه اشتباه شوید، برای اصلاح باید دوباره هزینه ترجمه، دادگستری و امور خارجه پرداخت کنید.
میتوانید با لحنی محترمانه و حرفهای این درخواست را مطرح کنید، مثلاً:
«لطفاً پیش از مهر نهایی، یک نسخه پیشنویس از ترجمه برای بررسی نامها، تاریخها و اصطلاحات به من بدهید. بعد از تأیید من، برای مهر رسمی اقدام کنید.»
اکثر دفاتر ترجمه معتبر این کار را با احترام انجام میدهند، مخصوصاً اگر برای امور سفارت باشد.
اگر مدارک زیادی دارید (مثلاً تحصیلی، شغلی و شناسنامهای)، بهتر است ترجمهها را:
در قالب PDF یا پرینت پیشنویس دریافت کنید،
همه جزئیات را خط به خط چک کنید،
سپس تأیید نهایی را به دفتر بدهید.
درخواست بازبینی پیش از مهر نهایی یعنی:
صرفهجویی در وقت و هزینه،
افزایش دقت و اطمینان مدارک،
و جلوگیری از رد یا تأخیر در سفارت.
دارالترجمه اشراق، بهعنوان یک مرکز معتبر ترجمه رسمی، با ارائه ترجمه رسمی به 6 زبان رسمی انگلیسی ،عربی ،ترکی استانبولی ،ترکی آذربایجانی ، فرانسوی و آلمانی در تسهیل روند ترجمه مدارک نقش مهمی ایفا میکند. این شبکه با تیمی مجرب و متخصص، توانایی ترجمه رسمی اسناد و مدارک باکیفیت بالا را دارد و تمامی تاییدات لازم از مراجع رسمی مانند دادگستری، وزارت خارجه و سفارت را برای مدارک ترجمهشده اخذ میکند. بهاینترتیب، متقاضیان میتوانند فرآیند ترجمه را بدون نگرانی طی کنند، زیرا مدارک ترجمهشده توسط مترجمین رسمی و معتبر، بهراحتی توسط مقامات مهاجرتی کشورهای مختلف پذیرفته میشود.
