هر بازرگانی جهت موفقیت در مراودات بینالمللی خود ناگزیر باید با زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص آن کشور آشنا باشد. به علت عدم دسترسی فیزیکی به بازرگانان و شرکای خارجی، بیشتر مکالمات و قراردادهای آنها بهصورت مکتوب یا از راه دور انجام میشود. مکاتبات بازرگانی بینالمللی شامل نامهها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشستها و بسیاری از مواد دیگر است که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید بتواند انجام دهد؛ بنابراین از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکههای اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی هستند که نیازمند رعایت اصول و قواعد ویژه و آشنایی با زبانهای مختلف است.
امروزه بازرگانان برای ارائه کالا یا خدمات خود نیازمندند تا با شرکای خود در سراسر جهان تماس و مکاتبه داشته باشند. در دنیای امروز که به عصر ارتباطات شهرت گرفته است، با پیشرفت تکنولوژی راههای ارتباطی فراوانی با مردم سراسر جهان ایجادشده است. امنترین، رسمیترین و سریعترین نوع این ارتباط مکاتبه از طریق ایمیل است و تجار برای دادوستد کالاها و خدمات در فراتر از مرزها ناگزیر به استفاده از این راه ارتباطی هستند. البته نوشتن ایمیلهای تجاری چهارچوبی کاملاً متفاوت با ایمیلهایی دارد که برای مکاتبههای عادی و دوستانه نگاشته میشوند.
مکاتبه از طریق ایمیل بهمنظور اینکه مکاتبات تجاری با طرفهای خارجی حالت رسمی به خود بگیرد و درواقع برای دیده شدن و موردتوجه واقعشدن خواسته و هدف، بهترین روش موجود است. شاید نوشتن ایمیل در ابتدا کار سادهای به نظر برسد اما برای اینکه بهدرستی منظورمان را انتقال دهیم و از ایجاد سوءتفاهم جلوگیری کنیم و در یککلام در کسبوکار خود موفق شویم باید نهایت دقت و تخصص را در نگاشتن خواسته خود در قالب ایمیل داشته باشیم.
برای نوشتن یک ایمیل بازرگانی خوب چند نکته مهم وجود دارد که رعایت آنها موجب رونق گرفتن کسبوکار بینالمللی شما خواهد شد:
داشتن تسلط کافی به قواعد نگارشی و دستور زبان مقصد
آشنایی با قوانین و مقررات تجاری و در نظر گرفتن بار حقوقی کلمات
داشتن لحنی صمیمی و انتقال حس مثبت به خواننده ایمیل
استفاده از ایمیل رسمی شرکت و شخص حقوقی
گزیده گویی و عدم اطاله کلام
معرفی کامل خود و حیطه فعالیت شرکت
استفاده از امضای دیجیتال در انتهای ایمیل
ضمیمه کردن توضیحات و اسناد و مدارک لازم در قالب فایلهای پیوست
استفاده از عنوانی جذاب و مرتبط در بخش subject ایمیل
دقت کافی در انتخاب واژگان مصطلح تجاری
تسلط بر اصطلاحات بازرگانی خارجی برای نوشتن یک ایمیل تجاری قوی یکی از مهمترین مهارتها است. اصطلاحات بازرگانی طیف گستردهای از واژگان را در برمیگیرند که یک بازرگان کارکشته باید از آنها آگاهی کامل داشته باشد. این اصطلاحات در جهان دارای تعاریف مشخصی است و بهصورت یک قاعده بینالمللی موردقبول تمام سازمانهاست و در تمام فرایندهای تجاری باید به آنها توجه کرد.
اصطلاح انگیسی | معادل فارسی | توضیحات |
---|---|---|
Manufacturer | تولید کننده | تولیدکننده در دنیای تجارت به معنی یک شخص حقیقی و یا حقوقی است که نقش تولید یک محصول را دارد. |
Exporter | صادر کننده | صادرکننده درواقع فردی است که کالا یا خدماتی را به خارج از مرزهای کشورش ارسال میکند. |
Importer | وارد کننده | واردکننده میتواند در نقش حقیقی و حقوقی طبق قوانین بینالمللی برای واردکردن محصولات موردنیاز یک جامعه مجوز دریافت کند. |
Custom Declaration | اظهارنامه گمرکی | اظهارنامهای که حاوی اطلاعات و جزییات موردنیاز گمرک است. |
Declaration form | فرم اظهارنامه | یک فرم از پیش آمادهشده که در اختیار تاجر یا نماینده قانونی وی قرار داده میشود تا مشخصات کالایی که برای ترخیص در گمرک قرار دارد را در این فرم عنوان کند. |
Surcharge | اضافه بار- جریمه اضافی | زمانی که تعداد محموله از مقدار نوشتهشده در اظهارنامه بیشتر باشد از این اصطلاح استفاده میشود، همچنین در مواردی که برای برخی کالاها هزینه اضافی یا جریمه اخذ میشود نیز استفاده میشود. |
bill of lading | بارنامه | بارنامه درواقع سند مالکیت و مجوزی برای حملونقل کالا است. |
Packaging | بستهبندی | کالاها بهمنظور راحتی در حملونقل و بازاریابی مناسب باید دارای بستهبندی مناسب باشند. |
Insurance Policy | بیمهنامه | سندی است که توسط شرکت بیمه به درخواست بیمهگذار برای پوشش خطراتی که مدنظر است، در مقابل پرداختن حق بیمه، صادر میشود. |
Permit Traffic | پروانه تردد | برگهای که در آن مشخصات وسیله نقلیه خارجی مثل مرز ورودی و خروجی، طول مسیر تردد، زمان سفر، مدتزمان مجاز رانندگی برای هر راننده و... ذکرشده است و از طرف سازمان راهداری و حملونقل جادهای صادر میگردد. |
Export Permission | پروانه صادراتی | سندی است که توسط گمرک صادر میشود و به معنای آن است که عملیات ارزیابی به اتمام رسیده و صاحب کالا با گمرک تسویهحساب نموده و میتواند کالای خود را از گمرک ترخیص نماید. |
Manifesto | مانیفست | فهرست کل کالاهای یک کشتی، یک قطار یا یک کاروان از کامیونهایی را میگویند که بیشتر از یک بارنامه دارند. |
Performa Invoice | پیش فاکتور یا پرفورما | لیست خریدی که دربردارنده شرایط فروشنده، شماره قرارداد، شماره سفارش خریدار، مشخصات حمل، مشخصات و جزئیات کالا، بستهبندی، شرایط پرداخت، مشخصات بانک فروشنده و خریدار، تعیین و معرفی مؤسسه بازرسی جهت اطلاع خریدار، تعرفه گمرکی، مدت اعتبار از تاریخ ثبت سفارش و... است. |
Custom Clearance | ترخیص گمرکی | انجام تشریفات گمرکی لازم که اجازه میدهد کالا وارد، صادر یا تحت رویههای گمرکی دیگر قرار گیرد. |
Transshipment | ترانشیپ | روش گمرکی که بهموجب آن کالاها در حوزه یک دفتر گمرکی و تحت نظارت گمرک از یک وسیله حملونقل ورودی به یک وسیله حملونقل خروجی انتقال داده میشوند. |
Commercial Profit | سود بازرگانی | مبلغی است که علاوه بر حقوق گمرکی و عوارض، هنگام واردات برخی از کالاها گرفته میشود. |
Invoice | صورتحساب | بعدازاینکه کالا به خریدار فروخته شد باید صورتحساب کالا و خدمات خریداریشده روی سربرگ رسمی فروشنده ثبت شود. |
Dry Cargo | کالای خشک | به کلیۀ محمولههایی که از نوع مایع یا گاز نیستند اطلاق میشود. چنانچه محموله نیاز به نگهداری در دمای خاصی نیز نداشته باشد این اصطلاح برای آن بهکاربرده میشود. |
Dimension | ابعاد محموله | آگاهی از ابعاد خارجی و داخلی یک محموله جهت بارگیری در وسیله نقلیه الزامی است. |
Returned goods | کالای مرجوعی | آن دسته از کالاهایی هستند که بهصورت موقت به یک کشور واردشده و زمانی که مهلت ورود موقتشان تمام شود، کالا بهعنوان کالای مرجوعی عنوان میشود. گاهی نیز یک محموله به دلیل غیرمجاز بودن و یا نداشتن کیفیت و استانداردهای لازم مرجوع میشود. |
ترجمه ایمیلهای تجاری یکی از مهمترین و حساسترین بخشهای ترجمه اسناد برای شرکتهای بازرگانی و ارگانهای بزرگ دولتی و خصوصی میباشد. مترجمان تخصصی در حوزه ترجمه اسناد رسمی، به درخواست بازرگانان، محتوای نامهها، ایمیلها و اسناد تجاری را به زبان مدنظر تجار ترجمه میکنند و به بهبود روابط تجاری آنان با همکاران خارجیشان کمک شایانی میکنند.
سود حداکثری بازرگانان و شرکتهای فعال در حوزه اقتصاد درگرو گسترش دادن کسبوکار خود در سطح بینالمللی و معرفی کالا و خدمات خود به افراد دیگر در سراسر دنیا میباشد. لازمه چنین ارتباطی تسلط به زبانهای مختلف دنیاست و طبیعتاً یک فرد بهتنهایی نمیتواند از عهده این امر برآید و باید از متخصصین و مترجمین فعال در این حوزه کمک بگیرد. بازرگانان از طریق ترجمه کاتالوگها، بروشورها و مهمتر از همه ایمیلهای تجاری خود به زبان کشورهای مقصد، درصدد آن هستند تا موفقیت هرچه بیشتری را در کار خود رقم بزنند. یکی از حوزههای اصلی که در بازار تجاری امروز باوجود روابط بینالمللی گسترده بین کشورها از اهمیت زیادی برخوردار است، توانایی در نامهنگاری به زبان انگلیسی است.
مترجمان فعال در حوزه تجارت بینالملل علاوه بر تخصص در حیطه موردنظر باید از دانش عمومی و زبانشناختی بالایی نیز برخوردار باشند تا بتوانند به تجار در پیشرفت روابطشان در سطح جهانی و همچنین بالا بردن سود حاصل از این تجارتها کمک کنند. ارائه یک ترجمه خوب و بیعیب و نقص یک جنبه مهم در موفقیت یک شرکت در عرصه جهانی است بنابراین برای انتخاب مترجم حرفهای باید دقت و حساسیت بالایی به خرج داد.
اهمیت متن کتبی در ارتباطات بینالمللی و حساس بهگونهای است که در ترجمه متون حتی یک کلمه اشتباه عواقب جبرانناپذیری برجای خواهد گذاشت چون متن کتبی در هر قالبی چه ایمیل چه حتی یک پیامک در شبکههای اجتماعی بهعنوان یک سند محسوب شده و ارزش حقوقی به خود میگیرد. حال اگر این متن برای اهداف مهمی از قبیل تجارت و بازاریابی باشد اهمیت آن دوچندان میشود به همین دلیل در این حوزه بیشتر افراد به دنبال مترجمین خوب و قابلاعتمادی هستند که بتوانند متون تجاری خود را با خیال راحت به آنها بسپارند؛ زیرا اگر مترجم این نوع متون مهارتهای کافی نداشته باشد و بار حقوقی کلماتی را که ترجمه میکند در نظر نگیرد، ممکن است مشکلات زیادی را به وجود بیاورد و باعث شود صاحبان کسبوکار به خواستههای خود درزمینهٔ شغلی و تجاری نرسند.
کلام آخر اینکه نگارش حرفهای نامههای بازرگانی بدون تسلط کافی بر زبان انگلیسی عمومی امری غیرممکن است. قبل از هر چیزی باید از افراد متخصص که دانش و تخصص کافی در این حوزه برخوردارند کمک گرفت. و امروزه با گسترش سازمانها و مؤسسات فعال در این زمینه، پیدا کردن مترجم مورد اعتماد و متخصص کار دشواری است. شبکه مترجمین اشراق مفتخر است که با مترجمان متخصص و باتجربه در ترجمه تخصصی اسناد تجاری همکاری دارد که همگی دارای مدارک بالای دانشگاهی از موسسههای عالی هستند و در ترجمه اسناد تجاری و در ارائه خدمات مختلف با ما همکاری میکنند. شما میتوانید برای ترجمه ایمیلها و مدارک بازرگانی از خدمات تخصصی ترجمه متون تجاری شبکه مترجمین اشراق استفاده نمایید.
تیم پشتیبانی شبکه مترجمین اشراق، آماده پاسخگویی به سوالات شما در همه ساعات شبانهروز
آدرس: خیابان امام. چهارراه منصور. ساختمان سامان. طبقه ششم. واحد جنوبی.
تلفن: 33343915 - 33343916 - 33345229 - 33342677 (پیششماره 041)
ایمیل: trans.eshragh@gmail.com
خیابان امام. چهارراه منصور. ساختمان سامان. طبقه دوم. واحد شمالی.
09918953354 - official.eshragh@gmail.com
آدرس: میدان انقلاب خیابان انقلاب به سمت ولیعصر بین خیابان دانشگاه فخررازی جنب بانک ملت ساختمان پارسا طبقه 6 واحد604.
تلفن: 66971897 (پیششماره 021)
ایمیل: tehran.eshragh@gmail.com
میدان انقلاب خیابان انقلاب به سمت ولیعصر بین خیابان دانشگاه فخررازی جنب بانک ملت ساختمان پارسا طبقه 6 واحد604.
02166971897 - 09966327226 - tehran.eshragh@gmail.com