صورتجلسه بیانیه رسمی و کتبی از پیشنهادات، بحثهای انجامشده بین اعضای شرکتکننده و تصمیمات اتخاذ شده در یک جلسه است که باید توسط اعضای شرکتکننده در جلسه تایید شود. گاهی برای همکاری با شرکتهای خارجی و انجام مبادلات بینالمللی به ترجمه رسمی اسناد و مدارک شرکتها یا سازمانها مثل صورتجلسه، اظهارنامه و روزنامه رسمی که توسط اداره ثبت شرکتها مهر و امضا شده است، نیاز است.
صورتجلسه شامل سندی است که تبادلات بین شرکتکنندگان مختلف در جلسه و تصمیمات عمده اتخاذ شده در آن جلسه را خلاصه میکند. هدف اصلی این سند این است که سوابق مکتوب و شفاف از آنچه که در جلسه گفته شد و خلاصهای واضح و ساختار یافته از گفتگو و تصمیمات اتخاذ شده را به هر یک از شرکتکنندگان ارائه دهد. به این ترتیب، همه افراد درگیر از جمله کسانی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند، از دستور کار، نقش، وظایف و اهداف خود، آگاه خواهند بود. همچنین، صورتجلسه راهی برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی یا ابهامی است که میتواند باعث اختلاف یا درگیری در طول روند کار شود. برای انواع خاصی از جلسات، مانند هیئت مدیره، شورای کار، یا جلسه عمومی، صورتجلسه به طور مرتب تنظیم می شود. با این حال، صورتجلسه می تواند برای رسمی کردن یک برنامه عملیاتی در طول یک جلسه (به عنوان مثال، به عنوان بخشی از شروع یک پروژه جدید، تغییر مدیریت، یا بررسی و غیره) بسیار مفید باشد. به منظور تنظیم یک صورتجلسه موفق و رسمی دانستن ارکان آن ضروری است.
درج مشخصات اعضای شرکت
امضای اعضا
دستور جلسه
خلاصهای از مذاکرات، کلیه تصمیمات و اقدامات اتخاذ شده
زمان و مکان جلسه
مصوبات و تکالیف جلسه بعدی
صورتجلسات اغلب توسط یکی از شرکتکنندگان در جلسه، منشی یا یک ارائهدهنده خدمات خارجی نوشته میشوند. این شخص قبل از شروع جلسه منصوب میشود و مسئولیت یادداشتبرداری در طول بحث را برعهده میگیرد. وظیفه او ارائه گزارش دقیقی است از آنچه که در طول جلسه رخ داده است. مهم است که نویسنده وظایف خود را از قبل سازماندهی کند تا مطمئن شود یادداشتها به طور مؤثر ثبت خواهند شد. برای انجام این کار، ابتدا آنها باید از هدف جلسه، مدت زمان آن، تعداد شرکتکنندگان، سازمان برنامهریزیشده و غیره مطلع شوند. علاوه بر این، برای فهرست کردن عناصر مختلفی که باید در صورتجلسه گنجانده شود، وقت بگذارند. رعایت این اصول باعث میشود چهارچوبی کلی تعریف شود و چیزی فراموش نشود.
کسی که مسئول تدوین و تنظیم صورتجلسه است باید به تمام ارکان صورتجلسه آشنا باشد و با رعایت آنها بهترین صورتجلسه را تدوین کند. مسئول تدوین صورتجلسه درک خوبی از زبان تجاری مقصد دارد و سعی میکند نظرات غیر رسمی، تردیدها، کلمات محاورهای، موارد اضافی و انحرافات را که باعث سختتر شدن مفاهیم صورتجلسه میشود، حذف کند. او به سبک، لحن، دستور زبان و املا توجه میکند تا عاری از خطا باشد و ساختار صورتجلسه را با ذکر عناوین اصلی و فرعی تنظیم میکند. نویسنده صورتجلسه باید تا زمانیکه بحثها در ذهنش تازه است به نوشتن بپردازد و میان فرآیند نوشتن و جلسه برگزارشده فاصله نیندازد. همچنین، بیطرف مانده و از اظهارات یا مشاهدات شخصی در متن خودداری کند. در نهایت، صورتجلسات باید از لحاظ وضوح و دارا بودن تمامی جزئیات بازبینی شوند.
اعضای شرکتکننده در یک جلسه یا افرادی که در یک پروژه مشارکت دارند، ممکن است زبان گفتاری متفاوتی داشته و یا ساکن کشورهای مختلفی باشند، در این صورت برای ارتباط داخلی با یک تیم چندفرهنگی، ترجمه صورتجلسات با کیفیت بالا، واضح و به صورت خوانا باعث آگاه کردن تمام اعضا از موضوعات مهم و جزئیات جلسه میشود و یا اگر قرار است سند با مخاطبین خارجی زبان (شریک تجاری، مشتری، سهامدار، تیمهای چندفرهنگی و غیره) به اشتراک گذاشته شود، باید صورتجلسه ترجمه شود. در مواقعی ممکن است لازم باشد صورتجلسه از روی سندی که به زبان دیگری نوشته شده است به انگلیسی یا زبانهای متفاوت ترجمه شود. بدین ترتیب، به منظور شکلدهی ارتباطات بینالمللی موثر و انجام مبادلات و همکاریهای بینالمللی، ترجمه تخصصی اسناد تجاری و اداری مورد نیاز شرکتها توسط یک فرد متبحر و دارای تجربه کافی از اهمیت بالایی برخوردار است.
ترجمه اسناد تجاری و اداری ازجمله صورتجلسات به زبانهای خارجی گوناگون کار دشواری است، حتی اگر مترجم نیتیو باشد. در واقع، ترجمه صورتجلسه به یک زبان تخصصی، نیاز به دقت بسیار دارد و مترجم باید از اصطلاحات تخصصی استفاده کند، مهارتهای زبانی عالی داشته باشد و به شیوهای رسمی و ثابت بنویسد. بهترین راه برای اطمینان از اینکه ترجمه صورتجلسه و اسناد از استانداردهای بالایی برخوردار باشد و دارای کیفیت صد درصدری باشد، کمک گرفتن از مترجمین باسابقه و متخصص در همان حوزه است.
قبل از ترجمه صورتجلسه به زبان دیگر مهم است یادداشتبرداری با دقت صورت گیرد. همچنین، میتوان صورتجلسه را ضبط کرد و سپس توسط یک موسسه خدمات چندزبانه ترجمه کرد. اگر جلسه ضبط شده باشد، مراجعه به یک ارائهدهنده خدمات ترجمه و تصحیح محتوای چند زبانه بسیار مفید خواهد بود. این موسسات همچنین میتوانند یک مترجم حرفهای در اختیار شما قرار دهند که در زمینه صورتجلسه مجرب است. به دلیل اینکه ترجمه اسناد تجاری و اداری از حساسیت بالایی برخوردارند، توصیه میشود که صورتجلسه توسط یک مترجم بومی تصحیح یا ترجمه شود تا از خسارتهای جبرانناپذیر احتمالی پیشگیری شود. لازم به ذکر است که اطلاعات تجاری و اسناد دارای اطلاعاتی محرمانه و مهمی هستند و مترجم باید امانتدار خوبی باشد تا سفارشدهنده با اعتماد کامل خدمات ترجمه را به او بسپارد.
برای شرکتها، سازمانها، ارگانهای دولتی و غیردولتی ترجمه آییننامهها، اسناد و صورتجلسات از حساسیت بالایی برخوردارند و نباید هیچگونه جا افتادگی در ترجمه صورت گیرد. به دلیل اینکه کوچکترین اشتباه در ترجمه باعث به بار آمدن خسارت قابل توجهی میشود. مترجمان و ویراستاران مجرب و کاربلد شبکه مترجمین اشراق مسلط به زبانهای گوناگون هستند و با هدف پاسخ به نیاز مشتری و تسهیل کار نویسندگان، خدمات ویراستاری و ترجمه انواع اسناد تجاری و اداری را با کیفیت عالی ارائه میدهند. خدمات این موسسه کاملا مقرون به صرفه است و تمامی سفارشهای مشتری را در سریعترین زمان ممکن تحویل میدهد. در صورت نیاز، شما میتوانید با خیالی آسوده به این موسسه اعتماد کنید و ترجمه صورتجلسه خود را به آنها بسپارید. جهت ثبت سفارش ترجمه از لینک زیر اقدام نمایید.
